Succesvol projectmanagement: welke financiële KPI’s zijn belangrijk?
Realtime financiële informatie is één van de kritische succesfactoren om projecten succesvol af te ronden. MasterSheet zet de belangrijkste financiële projectmanagement KPI’s voor u op een rij
Financiële projectmanagement KPI’s:
Voorafgaand aan project (voorcalculatie of budget)
- begroting opbrengsten, kosten en resultaat
- begroting kasstroom
Tijdens en na project (prognose & realisatie)
- werkelijke opbrengsten, kosten, resultaat en kasstroom.
- prognose resterende opbrengsten, kosten, resultaat en kasstroom
- vergelijking werkelijk / prognose met budge
Hierboven een voorbeeld van een projectrapportage in Microsoft Power BI. De 4 slides tonen 4 meetmomenten (vooraf, na 4 maanden, 7 maanden en na afronding) gedurende een willekeurig project. BI-software maakt het mogelijk om iedere dag het beeld te actualiseren. Daarbij biedt business intelligence software de optie om direct binnen de rapportage zelf tot analyse over te gaan. Afwijkingen tussen begroting, prognose en realisatie (= werkelijk) kunnen op deze eenvoudig en snel worden geanalyseerd. Ook als data onjuist of onvolledig is verwerkt wordt dit gelijk zichtbaar. Het projectteam kan direct overgaan tot actie. Hiervoor hoef je dus niet terug naar het ERP systeem en kennis van het ERP systeem is niet nodig.
Dienstverlening
Dashboard & rapportage
- Bepalen van belangrijkste prestatie indicatoren (o.a. KPI’s maakindustrie en productie).
- Opzetten van gebruik- & licentiestructuur
- Ontwikkelen van templates in huisstijl klant
- Bouwen van dashboard en rapportage in Power BI (op verzoek ook Qlik of Tableau)
- Opzetten van koppelingen met software, datawarehouse & andere ICT leveranciers
Advies
- Opstellen business Intelligence visie & strategie voor MKB
- Definiëren business case voor data en business intelligence projecten
- Uitvoeren van projectmanagement in business intelligence projecten
- Adhoc support van Power BI key- users
- Interim rol als business (intelligence) controller en data-analist voor MKB
Training & workshop
- Training van key-users in het zelf kunnen maken van dashboards en rapportages in Power BI (of Qlik)
- Training van eindgebruikers in het gebruik van dashboards en rapportages
- Begeleiden van management bij het opstellen van prestatie indicatoren en het maken van dashboards & rapportages
- Geven van workshops gericht op datacultuur, datakwaliteit en het schoonmaken van data
Datacultuur, -analyse & -beheer
- Verbeteren van de data kwaliteit, vergroten data-bewustzijn en creëren van data gedreven organisatie
- Data gebruiken voor scenarioanalyse en prognose.
- Opzetten datamanagement & – architectuur (inclusief beveiliging van data)
- Opzetten en inrichten van datawarehouse voor MKB- organisaties
Onze aanpak
1. PLAN VAN AANPAK: Met elkaar bepalen wij de doelen, doelgroep, projectteam, doorlooptijd, uit te voeren acties en bijbehorende kosten.
2. UITVOERING: Wij voeren het plan van aanpak uit. Periodiek bespreken wij met u de voortgang. Waar nodig passen wij doelen en acties aan.
3. OPLEVERING: Oplevering vindt plaats zodra acties zijn uitgevoerd. Bij grotere projecten werken wij met deelopleveringen.
4. OVERDRACHT: Onze kennis dragen wij graag over aan u en uw medewerkers door het geven trainingen en/of workshops.
5. EVALUATIE: Door te evalueren kunnen wij leren en ons verbeteren en u nog beter van dienst zijn.
Praktijkvoorbeelden
Branche: Installatie
Business case: inzet van monteurs zoveel mogelijk (declarabel) bij en voor klant. Door dagelijks inzicht kan tijdig worden bijgestuurd in projecten, bij klanten, in reistijd en bij medewerkers.
Doel rapportage: dagelijks inzicht in de productiviteit van een team monteurs (> 20 fte) in Nederland en België. Daarnaast dagelijks inzicht in kwaliteit invoer uren van monteurs.
Software dashboard / rapportage: Microsoft Power BI)
Branche: Bouw
Business case: het tijdig aanleveren van een passende offerte conform bestek (in specificatie / prijs) aan klanten leidt tot hogere klanttevredenheid en verhoging scoringskans.
Doel: dagelijkse inzicht in de status van het proces van offerte tot order met als doel geen offerte / klant uit het oog te verliezen, status altijd actueel te houden zodat tijdig kan worden bijgestuurd.
Software dashboard / rapportage: Microsoft Power BI
Branche: Automotive
Business case: vervangen van financiële maandrapportage in Excel door Power BI leidt tot substantiële vermindering werklast en kans op fouten binnen financiële administratie en verbetering presentatie van financiële cijfers richting management.
Doel: financiele rapportage van verlies & winstrekening, balans, marge, werkkapitaal en KPI’s in Power BI inclusief vergelijkende cijfers (lopend jaar versus vorig jaar en lopend jaar versus budget).
Software dashboard / rapportage: Microsoft Power BI
Branche: Zakelijke dienstverlening
Business case: dagelijks inzicht in de uren- en omzetprognose leidt tot optimalisatie van de inzet van adviseurs. Prognose geeft tevens signaal af aan adviseurs en management om bij leegloop in actie te komen en tijdig acquisitie op te starten.
Doel rapportage: dagelijks inzicht voor management en medewerkers in de geplande en ongeplande declarabele uren van adviseurs voor de komende 26 weken.
Software dashboard / rapportage: Microsoft Power BI
Waarom MasterSheet?
DOELGERICHT: De doelstellingen en bijvoorbeeld de KPI’s maakindustrie & productie zijn voor ons uitgangspunt van vertrek
BUSINESSPARTNER: Wij voeren niet alleen uit, maar adviseren uw organisatie ook over de beste aanpak op basis van onze best practices
UITVOERING: Wij adviseren niet alleen, maar nemen ook de verantwoordelijkheid voor de uitvoering
SELF SERVICE & TRAINING: Wij streven naar een situatie waarbij wij onze kennis overdragen en u ons niet meer nodig heeft
KENNIS: Onze brede kennis over bedrijfsvoering in het MKB delen wij graag met onze klanten
KOSTEN-EFFICIËNT: Opnieuw het wiel uitvinden is zonde. Wij bouwen graag verder op het bestaande tegen een tarief dat past in het MKB.
Eigen artikelen & blogs
Urenregistratie met MS Power BI
Kostenbesparing met MS Power BI
36 handige KPI’s voor projectorganisaties & projectmanagement
34 handige KPI’s voor maakindustrie & productie
34 handige KPI’s voor handel en logistieke ondernemingen
7 redenen om vandaag nog met Business Intelligence aan de slag te gaan
Dynamische Power BI rapportage: producentenvertrouwen over de afgelopen 25 maanden
Clip Hogeschool Arnhem & Nijmegen (Meten is Weten: het belang van cijfers voor HRM)
HR Analytics: 10 waardevolle HR KPI’s
Projectmanagement: welke projectmanagement KPI’s zijn van belang voor een succesvol project
Goed slapen in turbulente tijden, maak je organisatie meetbaar
Neem contact op
Contact kunt u opnemen met Robert Laan, directeur MasterSheet
Tel: 06 83 57 14 91
Email: robert@mastersheet.nl
Aanvullende gegevens MasterSheet
LinkedIN: MasterSheet bedrijfspagina
KvK-nummer: 78099889
Adres: Romaterweg 7, 7391 TW Twello
MasterSheet is opgericht door Robert Laan, voormalig CFO bij diverse ondernemingen in het MKB. MasterSheet richt zich op ondernemers en managers die groei realiseren, willen realiseren of nog worstelen met de vraag hoe zij de weg omhoog kunnen vinden. Wij helpen ondernemers, managers en organisaties om vanuit een bestaande strategie kritische succesfactoren te definiëren, meetbare KPI’s op te stellen, normen en targets te bepalen, trends te signaleren en data te ontsluiten zodat dagelijks de stand van zaken bekend is én tijd besteed kan worden aan analyse en verbetering (in plaats van verzamelen en rapportage).
Kernwoorden voor MasterSheet zijn: KPI Strategie, Kritische Succesfactoren, Balanced Scorecard, Prestatie Indicatoren, Business Intelligence oplossingen, BI, BI consultant, BI Software, Big Data, Power BI Training, KPI dashboard, KPI rapportage, Power BI voorbeelden, KPI voorbeelden, Power BI Dashboard, Sales KPI’s, Managementrapportage, Data Science, BI Consultant Power BI, BI Consultant Qlikview & Qliksense en BI Consultant Tableau. Onze Power BI Specialist koppelt daarnaast met verschillende software pakketten waaronder Exact Online, King, Microsoft Dynamics, VISMA, Twinfield, Accountview, AFAS, SnelStart, Office365 (o.a. sharepoint), SQL server, Google Adwords, en Google Analytics. Enkele anders interessante links vindt u hier.
Social Media: Facebook: Facebook bedrijfspagina, Pinterest: Pinterest bedrijfspagina, Instagram: Instagram bedrijfspagina