Mastersheet: Resultaat door Inzicht in Data. BI consultant, kpi, performance management, business intelligence, Qlik, PowerBI, Tableau
September 2020

7 redenen om vandaag nog met Business Intelligence aan de slag te gaan: maak juist in deze tijd het verschil richting klanten en concurrentie

Business Intelligence alleen iets voor grotere bedrijven? Zeker niet! Juist het MKB kan tegenwoordig betaalbaar profiteren van de inzichten die business intelligence biedt. Iedere dag weer, indien gewenst zelfs realtime.

Inzichten waarmee je sneller betere besluiten kunt nemen, klanten beter leert kennen en kunt bedienen, sneller tot verbeterinitiatieven komt en gelijktijdig meer betrokkenheid creëert bij medewerkers.

Er is zoveel data beschikbaar binnen bedrijven, het is gewoonweg zonde als je die data niet gebruikt om je eigen bedrijfsvoering te verbeteren.

Meten is weten, gissen is missen

Hieronder 7 kansen voor het MKB om vandaag nog met Business Intelligence (BI) aan de slag te gaan.

1. Wat je niet kunt meten, kun je ook niet managen

Zo ver als de bekende Amerikaanse econoom Peter Drucker gaat met deze quote, gaan wij niet. Wel presteren ondernemers die prestaties meten beter dan hun concurrenten. Ook tonen medewerkers meer betrokkenheid als zij weten wat van hen wordt verwacht en als transparantie bestaat over het wel of niet halen van doelstellingen.

Wat je kunt meten, kun je ook managen

Business Intelligence Software biedt iedere medewerker, manager en/of afdeling een eigen dashboard. Dit past goed in een tijd waarin medewerkers meer zelfstandigheid krijgen en verantwoordelijkheid moeten nemen. Ook zullen medewerkers (eerder) afwijkingen signaleren en verbeteringen aandragen ter verbetering van processen.

2. Business intelligence verdient zichzelf terug

Een BI oplossing verdient zich zelf vrij eenvoudig terug. Enkele voorbeelden uit de praktijk:

  • Dagelijks inzicht in en sturen op de productiviteit van medewerkers leidt tot een betere urenadministratie (met meer declarabele uren / minder fouten in de facturatie);
  • Dagelijks inzicht in en sturen op openstaande offertes leidt tot een hoger scoringsratio;
  • Dagelijks inzicht in en analyse van verkoopretouren leidt tot lagere retourpercentages;
  • Dagelijks inzicht in en analyse klantenreviews leidt tot hogere klanttevredenheid;
  • Dagelijks inzicht in omloopsnelheid van artikelen leidt tot minder incourante voorraad;
  • Dagelijks gebruik van data leidt tot verhoging van de datakwaliteit in systemen en daarmee verbetering van de bedrijfsvoering (minder fouten / betere analyse)
  • Dagelijks inzicht in de eigen prestaties leidt tot meer initiatief om mee te denken over verbetering van bedrijfsprocessen.
  • Met geautomatiseerde dagelijkse rapportage en analyse worden kosten bespaard voor controlling, accountant, management.
  • Etc…

3. Bedrijfsdata is een GOUDEN bron voor nieuwe inzichten

Ondernemers zijn continu op zoek naar mogelijkheden om de dienstverlening richting klanten te verbeteren, efficiënter te werken, sneller te leveren, medewerkers meer verantwoordelijkheid te geven etc. Vanuit dat perspectief is data een ‘gouden bron’ om inzicht te verkrijgen en kennis uit te putten. Door deze bron op de juiste wijze aan te boren en te benutten maak je als ondernemer het verschil richting klanten, medewerkers en concurrenten.

Gouden databron: data in het boekhoudpakket/ERP-systeem, CRM pakket, WMS systeem, planningsysteem, telefooncentrale, MS office documenten (o.a. excel), cloud, google analytics, etc….

BI software is in staat om data uit veel verschillende bronnen te halen. MasterSheet_BusinessIntelligence_Oplossing

Te denken valt aan het ERP systeem / boekhoudpakket, CRM-pakket, Work Flowmanagement Systeem, Warehouse Management Systeem, Office documenten (o.a. excel, word), XML, Google Analytics, websites…..

4. Inzicht in niet-financiële KPI’s

Het ERP- of boekhoudpakket is veelal gericht op rapportage van financiële data en kengetallen. Niet financiële parameters of kengetallen uit andere systemen moeten apart worden bijgehouden. BI software combineert beide in 1 oplossing.Business Intelligence (BI) software koppelt financiële data met niet-financiële data. Juist door de toevoeging van niet-financiële data wordt de BI oplossing een oplossing waar iedere medewerker, manager of team zijn voordeel mee kan doen. Veel eenvoudiger dan bijvoorbeeld een ERP systeem / boekhoudpakket kan een BI oplossing verrijkt worden met eigen data, structuren en classificaties. Het is niet nodig om daarvoor iedere keer een programmeur in te huren.Toepassingen Business Intelligence

5. Helpt bij realisatie van strategie

Succesvolle ondernemers beschikken over een heldere visie, missie en strategie. Ze weten wat ze willen en waarmee zij zich kunnen onderscheiden van de concurrentie. Zij zijn in staat om de strategie te vertalen naar (ambitieuze) doelstellingen voor management en medewerkers.

Business intelligence software helpt ondernemer, management en medewerkers de focus te bepalen, te meten hoever ze zijn met implementatie en hoe het beste bij gestuurd kan worden.

Een business intelligence oplossing kan ook gebruikt worden voor het uitwerken van scenario’s en/of het maken van prognoses om daarmee de besluitvorming te vergemakkelijken en te verstellen .

6. Opstap naar Robotica en Artificial Intelligence (AI)

Vergaande robotisering (Robotica), process mining en de introductie van Artificial Intelligence zullen de komende jaren binnen bedrijven een vlucht gaan nemen. Door nu business intelligence als proces in te richten zet je als bedrijf een eerst stap om data om te zetten in informatie en kennis.

Maar niet alleen technisch wordt een fundament gelegd voor de toekomst. De introductie van BI binnen het bedrijf zal ook ertoe leiden dat het bewustzijn van juiste, correcte en tijdige data omhoog gaat. De datacultuur zal worden verbeterd. Juist dit laatste maakt het op termijn eenvoudiger om vervolgstappen te zetten richting de introductie van Robotica en Artificial Intelligence oplossingen.

7. Een Business Intelligence oplossing is niet duur

Mede doordat de kosten voor aanschaf relatief laag zijn verdient een BI oplossing zichzelf snel terug. De data is immers gratis (je eigen data), het software pakket is bij aanvang gratis (bijvoorbeeld desktop versie van Microsoft Power BI) en iemand met een beetje kennis van Excel kan de BI oplossing naar eigen wens onderhouden.

Afhankelijk van de vraagstelling starten wij projecten op vanaf 2.500 tot 4.000 Euro.

Wat kan MasterSheet voor u doen?

MasterSheet heeft als slogan “Resultaat door Inzicht in Data”. Wij helpen bedrijven KPI’s te definiëren, de eigen prestaties (beter) te meten en tijdig trends te signaleren en te analyseren. Kennis en inzicht waarmee sneller en beter besluiten kunnen worden genomen. Niet alleen door het management, maar ook door medewerkers zelf.Stappenplan_MasterSheetWij ondersteunen bedrijven bij het vertalen van strategische doelstellingen naar prestatie-indicatoren: voor het gehele bedrijf, afdelingen en/of individuele medewerkers. Wij implementeren business intelligence software (onder andere Microsoft Power BI, Qlik en Tableau) om de prestaties dagelijks te meten. Wij helpen met het verbeteren van data en wij trainen medewerkers om zelf met data en rapportages aan de slag te gaan.

Niets vinden wij zo mooi als een medewerker die als eigen ‘ondernemer’ met zijn eigen dashboard met prestaties aan de slag gaat.

MasterSheet is opgericht door Robert Laan, voormalig CFO bij diverse ondernemingen in het MKB. MasterSheet richt zich op ondernemers en managers die groei realiseren, willen realiseren of nog worstelen met de vraag hoe zij de weg omhoog kunnen vinden. Wij helpen ondernemers, managers en organisaties om vanuit een bestaande strategie kritische succesfactoren te definiëren, meetbare KPI’s op te stellen, normen en targets te bepalen, trends te signaleren en data te ontsluiten zodat dagelijks de stand van zaken bekend is én tijd besteed kan worden aan analyse en verbetering (in plaats van verzamelen en rapportage). Kernwoorden voor MasterSheet zijn: KPI Strategie, kritische Succesfactoren, Balanced Scorecard, prestatie indicatoren, Business Intelligence oplossingen, BI, Big data, dashboard, management rapportage, data science, Power BI, Qlikview & Qliksense en Tableau.