December 2020
POWER BI: Beter, completer, sneller en goedkoper rapporteren en analyseren
Veel bedrijven zijn dagelijks druk met het verzamelen van data, het maken van rapportages, het vullen van dashboards en het analyseren hiervan. Kostbare tijd van uw financiële afdeling en het management. Helemaal zonde als u weet dat Power BI Software dat werk ook voor u kan doen. Niet alleen veel goedkoper, maar ook sneller, vollediger en met minder fouten. Een tijdsbesparing van meer dan 70% is vrij eenvoudig te realiseren.
Business Intelligence (BI) = het verzamelen en bewerken van data en deze data omzetten naar kennis en informatie in de vorm van dashboards, rapportages en analyses
1. BI software is een tool voor controller en management
De afgelopen jaren zijn er meerdere pakketten op de markt gekomen onder de noemer Business Intelligence (BI) Software die u (geautomatiseerd) helpen om rapportages te maken, dashboards te vullen en analyses uit te voeren. Naar wens worden de rapportages en analyses – zonder extra kosten – dagelijks, wekelijks of maandelijks (geautomatiseerd) voor u vernieuwd. Up-to-date inzicht waarmee u direct aan de slag kunt. De software van Microsoft Power BI is daarbij eenvoudig te koppelen aan uw bestaande systemen (Boekhoudpakket / ERP / CRM / WMS / Projectadministratie / Google etc).
2. Microsoft Power BI: bewezen en betaalbaar
De meeste bekende leverancier voor het MKB van Business Intelligence (BI) software in Nederland is Microsoft met het product Microsoft Power BI. Dit is tevens één van de goedkoopste leveranciers met een licentie van nog geen 10 Euro per gebruiker per maand. Microsoft Power BI is onderdeel van de 365 suite van Microsoft en zodoende makkelijk te koppelen. Andere bekende leveranciers in Nederland van BI software zijn Qlik (Qlikview en Qliksense) en Tableau.
Voor veel bedrijven die ook gebruik maken van excel zal het herkenbaar zijn dat deze documenten lastig te delen zijn en gevoelig zijn voor veranderingen die medewerkers in documenten kunnen aanbrengen. Óf je moet rapportages naar PDF printen óf je hebt collega’s nodig die met excel overweg kunnen.
3. Toegankelijk, gebruiksvriendelijk en hufter-proof
Een onderscheidend voordeel van Business Intelligence software als Microsoft Power BI is dat het specifiek gemaakt is om door medewerkers met weinig kennis van data, excel, spreadsheets e.d. gebruikt te worden. De presentatie is erg gebruiksvriendelijk, hufter-proof en toegankelijk. Niet alleen op het werk, maar ook thuis kunt u via een smartphone, IPAD of laptop uw rapportages, dashboard en analyses bekijken.
4. Self-service & -management met MS Power BI
Dit laatste punt brengt een ander voordeel met zich mee. Niet alleen is het gebruik eenvoudig, ook kunnen rapportages en analyses door managers en medewerkers eenvoudig zelf worden gemaakt. Actie die nodig is op basis van geconstateerde afwijkingen, trends of incidenten kunnen direct door uw medewerker worden opgepakt. Business Intelligence software past daarmee goed bij de ontwikkeling om medewerkers meer verantwoordelijkheid te geven.
5. Financiële en niet-financiële data uit meerdere systemen in 1 pakket
De meeste pakketten beperken zich tot een rapportage of dashboard op basis van de data uit het eigen systeem. Analyseren is vaak vrij lastig zonder kennis van het betreffende systeem. Daarnaast is het vaak niet mogelijk om financiële en niet-financiële data in 1 rapportage samen te brengen zonder gebruik te maken van Excel. BI Software heeft wel die mogelijkheid. Zonder tussenkomst van andere databases kunt u direct uw Microsoft Power BI Software koppelen met uw boekhoudpakket, CRM-pakket, projectadministratie, google analytics of andersoortige software en databronnen waar u binnen uw bedrijf gebruik van maakt.
Wat kan MasterSheet voor u doen?
MasterSheet heeft als slogan “Resultaat door Inzicht in Data”. Wij implementeren business intelligence software (onder andere Microsoft Power BI, Qlik en Tableau) om de prestaties dagelijks te meten. Wij helpen met het verbeteren van data en wij trainen medewerkers om zelf met data en rapportages aan de slag te gaan.
Voor zover nog niet aanwezig helpen wij bedrijven KPI’s te definiëren, de eigen prestaties (beter) te meten en tijdig trends te signaleren en te analyseren. Kennis en inzicht waarmee sneller en beter besluiten kunnen worden genomen. Niet alleen door het management, maar ook door medewerkers zelf.
Wij ondersteunen bedrijven bij het vertalen van strategische doelstellingen naar prestatie-indicatoren: voor het gehele bedrijf, afdelingen en/of individuele medewerkers.
Niets vinden wij zo mooi als een medewerker die als eigen ‘ondernemer’ met zijn eigen dashboard met prestaties aan de slag gaat.
Dienstverlening
Dashboard & rapportage
- Bepalen van belangrijkste prestatie indicatoren (KPI’s).
- Opzetten van gebruik- & licentiestructuur
- Ontwikkelen van templates in huisstijl klant
- Bouwen van dashboard en rapportage in Power BI (op verzoek ook Qlik of Tableau) door onze BI consultant Power BI
- Opzetten van koppelingen met software, datawarehouse & andere ICT leveranciers
Advies
- Opstellen business Intelligence visie & strategie voor MKB
- Definiëren business case voor data en business intelligence projecten
- Uitvoeren van projectmanagement in business intelligence projecten door onze BI consultant Power BI
- Adhoc support van Power BI key- users
- Interim rol als business (intelligence) controller en data-analist voor MKB
Training & workshop
- Training van key-users in het zelf kunnen maken van dashboards en rapportages in Power BI (of Qlik)
- Training van eindgebruikers in het gebruik van dashboards en rapportages door onze BI consultant Power BI
- Begeleiden van management bij het opstellen van prestatie indicatoren en het maken van dashboards & rapportages
- Geven van workshops gericht op datacultuur, datakwaliteit en het schoonmaken van data
Datacultuur, -analyse & -beheer
- Verbeteren van de data kwaliteit, vergroten data-bewustzijn en creëren van data gedreven organisatie
- Data gebruiken voor scenarioanalyse en prognose.
- Opzetten datamanagement & – architectuur (inclusief beveiliging van data)
- Opzetten en inrichten van datawarehouse voor MKB- organisaties
Onze aanpak
1. PLAN VAN AANPAK: Met elkaar bepalen wij de doelen, doelgroep, projectteam, doorlooptijd, uit te voeren acties en bijbehorende kosten.
2. UITVOERING: Wij voeren het plan van aanpak uit. Periodiek bespreken wij met u de voortgang. Waar nodig passen wij doelen en acties aan.
3. OPLEVERING: Oplevering vindt plaats zodra acties zijn uitgevoerd. Bij grotere projecten werkt onze BI consultant Power BI met deelopleveringen.
4. OVERDRACHT: Onze kennis dragen wij graag over aan u en uw medewerkers door het geven trainingen en/of workshops.
5. EVALUATIE: Door te evalueren kunnen wij leren en ons verbeteren en u nog beter van dienst zijn.
Praktijkvoorbeelden
Branche: Installatie
Business case: inzet van monteurs zoveel mogelijk (declarabel) bij en voor klant. Door dagelijks inzicht kan tijdig worden bijgestuurd in projecten, bij klanten, in reistijd en bij medewerkers.
Doel rapportage: dagelijks inzicht in de productiviteit van een team monteurs (> 20 fte) in Nederland en België. Daarnaast dagelijks inzicht in kwaliteit invoer uren van monteurs.
Software dashboard / rapportage: Microsoft Power BI)
Branche: Bouw
Business case: het tijdig aanleveren van een passende offerte conform bestek (in specificatie / prijs) aan klanten leidt tot hogere klanttevredenheid en verhoging scoringskans.
Doel: dagelijkse inzicht in de status van het proces van offerte tot order met als doel geen offerte / klant uit het oog te verliezen, status altijd actueel te houden zodat tijdig kan worden bijgestuurd.
Software dashboard / rapportage: Microsoft Power BI
Branche: Automotive
Business case: vervangen van financiële maandrapportage in Excel door Power BI leidt tot substantiële vermindering werklast en kans op fouten binnen financiële administratie en verbetering presentatie van financiële cijfers richting management.
Doel: financiele rapportage van verlies & winstrekening, balans, marge, werkkapitaal en KPI’s in Power BI inclusief vergelijkende cijfers (lopend jaar versus vorig jaar en lopend jaar versus budget).
Software dashboard / rapportage: Microsoft Power BI
Branche: Zakelijke dienstverlening
Business case: dagelijks inzicht in de uren- en omzetprognose leidt tot optimalisatie van de inzet van adviseurs. Prognose geeft tevens signaal af aan adviseurs en management om bij leegloop in actie te komen en tijdig acquisitie op te starten.
Doel rapportage: dagelijks inzicht voor management en medewerkers in de geplande en ongeplande declarabele uren van adviseurs voor de komende 26 weken.
Software dashboard / rapportage: Microsoft Power BI
Waarom MasterSheet?
DOELGERICHT: De doelstellingen, budgetten, KPI’s en succesfactoren van uw bedrijf, afdeling of medewerkers zijn voor ons uitgangspunt van vertrek
BUSINESSPARTNER: Wij voeren niet alleen uit, maar adviseren uw organisatie ook over de beste aanpak op basis van onze best practices
UITVOERING: Onze BI consultant Power BI adviseert niet alleen, maar neemt ook de verantwoordelijkheid voor de uitvoering
SELF SERVICE & TRAINING: Wij streven naar een situatie waarbij wij onze kennis overdragen en u ons niet meer nodig heeft
KENNIS: Onze brede kennis over bedrijfsvoering in het MKB deelt onze BI Consultant Power BI graag met onze klanten
KOSTEN-EFFICIËNT: Opnieuw het wiel uitvinden is zonde. Wij bouwen graag verder op het bestaande tegen een tarief dat past in het MKB.
Eigen artikelen & blogs
Urenregistratie met MS Power BI
Kostenbesparing met MS Power BI
36 handige KPI’s voor projectorganisaties & projectmanagement
34 handige KPI’s voor maakindustrie & productie
34 handige KPI’s voor handel en logistieke ondernemingen
7 redenen om vandaag nog met Business Intelligence aan de slag te gaan
Dynamische Power BI rapportage: producentenvertrouwen over de afgelopen 25 maanden
Clip Hogeschool Arnhem & Nijmegen (Meten is Weten: het belang van cijfers voor HRM)
HR Analytics: 10 waardevolle HR KPI’s
Projectmanagement: welke projectmanagement KPI’s zijn van belang voor een succesvol project
Goed slapen in turbulente tijden, maak je organisatie meetbaar
Neem contact op
Contact kunt u opnemen met Robert Laan, directeur MasterSheet
Tel: 06 83 57 14 91
Email: robert@mastersheet.nl
Aanvullende gegevens MasterSheet
LinkedIN: MasterSheet bedrijfspagina
KvK-nummer: 78099889
Adres: Romaterweg 7, 7391 TW Twello
MasterSheet is opgericht door Robert Laan, voormalig CFO bij diverse ondernemingen in het MKB. MasterSheet richt zich op ondernemers en managers die groei realiseren, willen realiseren of nog worstelen met de vraag hoe zij de weg omhoog kunnen vinden. Wij helpen ondernemers, managers en organisaties om vanuit een bestaande strategie kritische succesfactoren te definiëren, meetbare KPI’s op te stellen, normen en targets te bepalen, trends te signaleren en data te ontsluiten zodat dagelijks de stand van zaken bekend is én tijd besteed kan worden aan analyse en verbetering (in plaats van verzamelen en rapportage).
Kernwoorden voor MasterSheet zijn: KPI Strategie, Kritische Succesfactoren, Balanced Scorecard, Prestatie Indicatoren, Business Intelligence oplossingen, BI, BI consultant, BI Software, Big Data, Power BI Training, KPI dashboard, KPI rapportage, Power BI voorbeelden, KPI voorbeelden, Power BI Dashboard, Sales KPI’s, Managementrapportage, Data Science, BI Consultant Power BI, BI Consultant Qlikview & Qliksense en BI Consultant Tableau. Onze Power BI Specialist koppelt daarnaast met verschillende software pakketten waaronder Exact Online, King, Microsoft Dynamics, VISMA, Twinfield, Accountview, AFAS, SnelStart, Office365 (o.a. sharepoint), SQL server, Google Adwords, en Google Analytics. Enkele anders interessante links vindt u hier.
Social Media: Facebook: Facebook bedrijfspagina, Pinterest: Pinterest bedrijfspagina, Instagram: Instagram bedrijfspagina