Urenregistratie en Power BI

Hieronder 7 tips hoe u meer rendement kunt halen uit het bijhouden van uren.

1. Zelfsturing met eigen urendashboard

Geef iedere medewerker een eigen dashboard waarop hij / zij wekelijks of eventueel dagelijks de geboekte uren kan bekijken. Uw medewerker controleert zelf de juistheid en volledigheid van de uren en bewaakt afspraken die gemaakt zijn tussen medewerker en leidinggevende over inzetbaarheid, productiviteit en declarabiliteit. Vraag medewerkers om te melden als afspraken niet nagekomen kunnen worden.

Pluspunt: u zult merken dat de nauwkeurigheid en compleet van de invoer verbetert.

2. Omzetprognose

Hoe meer uren, hoe hoger de omzet. In veel dienstverlenende bedrijven bepaalt het aantal gemaakte uren de omzet. Toch is het bijzonder dat veel managers ter beoordeling van de bedrijfsprestaties het aantal geboekte uren links laten liggen. Focus ligt vaak op de gefactureerde omzet. Zonde, natuurlijk facturatie is essentieel, maar slechts een voortvloeisel uit werk dat al gemaakt is en de afspraken die u over facturatie van dit werk met klanten hebt gemaakt.

Gerealiseerde omzet = omzet per uur x aantal gemaakte uren

Door het aantal geboekte uren te vermenigvuldigen met de voorgecalculeerde omzet per uur voor betreffend project krijgt u een goede inschatting van de omzet die u daadwerkelijk maakt. U heeft daarmee ook veel sneller in beeld als omzet achterblijft, projecten vertraging oplopen etc.

Voert u dit nog een stapje verder door dan is het zelfs mogelijk om in Power BI het aantal geplande uren om te zetten in een omzetprognose.

Omzetprognose komende week = omzet per uur x aantal geplande uren komende week

3. Verdeling van werkdruk

Door wekelijks de urenrapportage binnen het team te delen of met elkaar te bespreken ontstaat een goede indruk van de werkdruk binnen het team. Uw medewerkers kunnen de rapportages ook gebruiken om aan te geven dat het (te) druk is en met elkaar overleggen hoe het werk beter verdeeld kan worden. De urenrapportage is daarmee een middel om eventuele werkdruk en stress (op basis van feiten) bespreekbaar te maken.

4. Inzicht in type werk

Door handig gebruik te maken van uur-codes en slim om te gaan met omschrijving van werkzaamheden kunt u veel extra informatie vergaren over het type werk dat wordt uitgevoerd en de competenties die nodig zijn. Ook ziet u tijdig aankomen als een wisseling in ervaring, competenties en/of vaardigheden gewenst is binnen uw team.

Ander voordeel is dat u gelijk ziet hoeveel tijd er besteed wordt aan overhead-achtige werkzaamheden. Het hoort erbij maar met elkaar kun je wel bespreekbaar maken hoeveel dit redelijkerwijs zou mogen zijn.

5. Tussentijds inzicht in projectresultaat

Veel organisaties beoordelen pas na afloop van een project het projectresultaat (‘voor- en nacalculatie’). Door echter de urenregistratie te koppelen aan de projectadministratie én de planning (beide eventueel in excel) bent u in staat om al tijdens het project een prognose af te geven van het projectresultaat.

De urenregistratie legt immers hetgeen gerealiseerd is vast, de projectadministratie hetgeen gerealiseerd moet worden en de planning hetgeen nog uitgevoerd moet worden. Door deze 3 slim via MS Power BI met elkaar te koppelen krijgt u al tijdens het project een beeld van het projectresultaat (en kunt u tijdig bijsturen indien nodig).

6. Urenrapportage voor klanten

Waarom zou u de urenrapportage ook niet gebruiken om uw klanten te informeren over de hoeveelheid werk die u voor hen (heeft) verricht. Via een online koppeling is het mogelijk om klanten mee te laten kijken in Power BI.

Ook kunt u de urenrapportage (inhoudelijk) gebruiken om klanten meer inzicht te geven in de projectprestaties. Zeker als u met vaste prijzen werkt kan een gesprek op basis van feiten over de energie die u erin steekt u helpen een gesprek over de marge aan te gaan.

7. Verlof & ziekteverzuim

Eigenlijk een open deur, maar toch gebruiken veel organisaties voor het boeken van verlof en ziekte een andere registratiesysteem. Waarom? Gebruik de dagelijkse urenregistratie tevens voor het vastleggen van verlof en verzuim. Dit scheelt tijd van medewerker en leidinggevende.

En natuurlijk zijn er ook nog veel andere toepassingen waarvoor u het boeken van de uren goed kunt gebruiken. Voor- en nacalculatie, project- en capaciteitsplanning, WBSO subsidie, bijhouden verlof, ziekteverzuim etc.