• MasterSheet

    Resultaat door Inzicht in Data & Prestaties

Januari 2020

Urenregistratie en Power BI

7 tips: haal meer rendement uit uw urenregistratie met Power BI

Veel dienstverlenende organisaties laten hun medewerkers dagelijks uren boeken. Een saai en administratief klusje waar eigenlijk niemand zin in heeft. En vaak alleen maar om facturen te kunnen maken. Zonde! Door geboekte uren dagelijks in te lezen in Microsoft Power BI kunt u veel meer plezier hiervan beleven.

Hieronder 7 tips hoe u meer rendement kunt halen uit het bijhouden van uren.

1. Zelfsturing met eigen urendashboard

Geef iedere medewerker een eigen dashboard waarop hij / zij wekelijks of eventueel dagelijks de geboekte uren kan bekijken. Uw medewerker controleert zelf de juistheid en volledigheid van de uren en bewaakt afspraken die gemaakt zijn tussen medewerker en leidinggevende over inzetbaarheid, productiviteit en declarabiliteit. Vraag medewerkers om te melden als afspraken niet nagekomen kunnen worden.

Pluspunt: u zult merken dat de nauwkeurigheid en compleet van de invoer verbetert.

2. Omzetprognose

Hoe meer uren, hoe hoger de omzet. In veel dienstverlenende bedrijven bepaalt het aantal gemaakte uren de omzet. Toch is het bijzonder dat veel managers ter beoordeling van de bedrijfsprestaties het aantal geboekte uren links laten liggen. Focus ligt vaak op de gefactureerde omzet. Zonde, natuurlijk facturatie is essentieel, maar slechts een voortvloeisel uit werk dat al gemaakt is en de afspraken die u over facturatie van dit werk met klanten hebt gemaakt.

Gerealiseerde omzet = omzet per uur x aantal gemaakte uren

Door het aantal geboekte uren te vermenigvuldigen met de voorgecalculeerde omzet per uur voor betreffend project krijgt u een goede inschatting van de omzet die u daadwerkelijk maakt. U heeft daarmee ook veel sneller in beeld als omzet achterblijft, projecten vertraging oplopen etc.

Voert u dit nog een stapje verder door dan is het zelfs mogelijk om in Power BI het aantal geplande uren om te zetten in een omzetprognose.

Omzetprognose komende week = omzet per uur x aantal geplande uren komende week

3. Verdeling van werkdruk

Door wekelijks de urenrapportage binnen het team te delen of met elkaar te bespreken ontstaat een goede indruk van de werkdruk binnen het team. Uw medewerkers kunnen de rapportages ook gebruiken om aan te geven dat het (te) druk is en met elkaar overleggen hoe het werk beter verdeeld kan worden. De urenrapportage is daarmee een middel om eventuele werkdruk en stress (op basis van feiten) bespreekbaar te maken.

4. Inzicht in type werk

Door handig gebruik te maken van uur-codes en slim om te gaan met omschrijving van werkzaamheden kunt u veel extra informatie vergaren over het type werk dat wordt uitgevoerd en de competenties die nodig zijn. Ook ziet u tijdig aankomen als een wisseling in ervaring, competenties en/of vaardigheden gewenst is binnen uw team.

Ander voordeel is dat u gelijk ziet hoeveel tijd er besteed wordt aan overhead-achtige werkzaamheden. Het hoort erbij maar met elkaar kun je wel bespreekbaar maken hoeveel dit redelijkerwijs zou mogen zijn.

5. Tussentijds inzicht in projectresultaat

Veel organisaties beoordelen pas na afloop van een project het projectresultaat (‘voor- en nacalculatie’). Door echter de urenregistratie te koppelen aan de projectadministratie én de planning (beide eventueel in excel) bent u in staat om al tijdens het project een prognose af te geven van het projectresultaat.

De urenregistratie legt immers hetgeen gerealiseerd is vast, de projectadministratie hetgeen gerealiseerd moet worden en de planning hetgeen nog uitgevoerd moet worden. Door deze 3 slim via MS Power BI met elkaar te koppelen krijgt u al tijdens het project een beeld van het projectresultaat (en kunt u tijdig bijsturen indien nodig).

6. Urenrapportage voor klanten

Waarom zou u de urenrapportage ook niet gebruiken om uw klanten te informeren over de hoeveelheid werk die u voor hen (heeft) verricht. Via een online koppeling is het mogelijk om klanten mee te laten kijken in Power BI.

Ook kunt u de urenrapportage (inhoudelijk) gebruiken om klanten meer inzicht te geven in de projectprestaties. Zeker als u met vaste prijzen werkt kan een gesprek op basis van feiten over de energie die u erin steekt u helpen een gesprek over de marge aan te gaan.

7. Verlof & ziekteverzuim

Eigenlijk een open deur, maar toch gebruiken veel organisaties voor het boeken van verlof en ziekte een andere registratiesysteem. Waarom? Gebruik de dagelijkse urenregistratie tevens voor het vastleggen van verlof en verzuim. Dit scheelt tijd van medewerker en leidinggevende.

En natuurlijk zijn er ook nog veel andere toepassingen waarvoor u het boeken van de uren goed kunt gebruiken. Voor- en nacalculatie, project- en capaciteitsplanning, WBSO subsidie, bijhouden verlof, ziekteverzuim etc.

  • Hoe helpen wij u?

    Dashboards, KPI's & (big) datamanagement als middelen om doelen te realiseren

Het resultaat van ons KPI dashboard en KPI rapportage is dat u op ieder moment inzicht heeft in de prestaties van uw bedrijf, een proces, een afdeling of een medewerker. U bent daarmee in staat  snel en weloverwogen beslissingen te nemen. Waar nodig stuurt u bij of  reageert u op een incident. Vanzelfsprekend kunt u de rapportages ook gebruiken om successen te vieren. Om te bepalen of onze dienstverlening voor u daadwerkelijk meerwaarde heeft maken wij samen met u een (gratis) business case ‘KPI’s en dashboards voor uw organisatie’.

Start: Business case ‘KPI’s en Dashboards’
  • Samen  met onze BI Consultant Power BI, Qlikview of Tableau onderzoekt u  de meerwaarde heeft
  • Samen sparren over de succesfactoren en KPI’s van uw organisatie, afdeling of medewerkers.
  • Wij laten u zien hoe andere organisaties dashboards en rapportages gebruiken.
  • Kunnen wij de meerwaarde niet aantonen, houdt het traject daar op. U maakt dan geen kosten.
Vervolg: Van (big) data naar realtime KPI dashboard
  • Samen met u aan de slag om dashboards en rapportages te bouwen.
  • Onze BI consultant Power BI betrekt uw organisatie actief bij de ontwikkeling.
  • Onze aanpak leidt tot meer eigenaarschap over en betrokkenheid bij de geleverde prestaties.
  • Medewerkers zullen zelf met ideeën komen om rapportages te verbeteren en meer prestaties te meten.
  • Praktijk cases

    Dagelijkse sturing, managementinformatie & procesbeheersing

Branche: Installatie

Power-BI

Business case: inzet van monteurs zoveel mogelijk (declarabel) bij en voor klant. Door dagelijks inzicht kan tijdig worden bijgestuurd in projecten, bij klanten, in reistijd en bij medewerkers.

Doel rapportage: dagelijks inzicht in de productiviteit van een team monteurs (> 20 fte) in Nederland en België. Daarnaast dagelijks inzicht in kwaliteit invoer uren van monteurs.

Software dashboard / rapportage: Microsoft Power BI

Update: dagelijks (automatisch),

Kanaal: via smartphone, laptop en desktop.

Budget: 3 dagen (koppeling met Syntess (ERP)-pakket was reeds aanwezig)

Toelichting

Het KPI dashboard geeft inzicht in de productiviteit per medewerker en afdeling op dag-, week en maandbasis met verdeling van uren in onder andere verlof, ziekte, reistijd en werkbare uren op externe en interne projecten.

Door selectie van dag en medewerker biedt de rapportage tevens direct – up-to-date – inzicht in de urenspecificatie (inclusief urencodes, naam klant, begin- & eindtijd en projectdetails). De rapportage is daarnaast uitermate geschikt om snel excessen te signaleren en analyseren (o.a. te laag aantal declarabele uren, substantieel veel reisuren, onjuiste boeking van uren, te weinig geboekte uren op een werkdag e.d.).

Branche: Bouw

Power-BI

Business case: het tijdig aanleveren van een passende offerte conform bestek (in specificatie / prijs) aan klanten leidt tot hogere klanttevredenheid, en verhoging scoringskans.

Doel: dagelijkse inzicht in de status van het proces van offerte tot order met als doel geen offerte / klant uit het oog te verliezen, status altijd actueel te houden zodat tijdig kan worden bijgestuurd.Software dashboard / rapportage: Microsoft Power BIUpdate: dagelijks (automatisch)Kanaal: dashboard via laptop, desktop en smartphoneBudget/ontwikkeltijd: 4 dagen inclusief bouw koppeling Exact Globe

Toelichting

Het KPI dashboard is opgesteld op basis van gegevens uit CRM / ERP pakket van de klant. Rapportage dient voor dagelijkse en wekelijkse monitoring door accountmanager en leidinggevende van het offerte-tot-order proces. De rapportage biedt op dag-, week en maandbasis per accountmanager en accountteam onder andere inzicht in het aantal aanvragen voor een offerte, de hoogte, de prioriteit, en het belismoment van lopende offertes, het totaal aantal gerealiseerde orders en de totale orderwaarde (per maand & cumulatief).

Gelijktijdig kan accountmanager bekijken welke andere offertes er lopen bij eenzelfde klant. Ook wordt het overzicht benut om de performance van het verkoopteam te monitoren (o.a. gescoorde orders, scoringspercentage,  reden voor niet-gescoorde offertes, intake per productgroep, klantgroep e.d.)

  • Waarom MasterSheet?

    Tevreden als onze oplossing dagelijkse routine is

Het ontsluiten van data (‘Big Data’) en het bouwen van een KPI dashboard of KPI rapportage is voor onze BI Consultant Power BI, Qlikview of Tableau geen doel op zich. Het is een kans voor u en uw medewerkers om meer inzicht te krijgen in uw bedrijf en uw bedrijf verder te verbeteren. Uw organisatie krijgt (nog) beter inzicht in de wijze waarop u uw bedrijf verder kunt laten groeien en optimaal resultaat kunt halen uit uw investeringen. Wij helpen trends te signaleren. Met ons KPI dashboard en KPI rapportage wordt uw organisatie tijdig gewaarschuwd als incidenten zich voordoen. Onze oplossingen dragen actief bij aan een grotere betrokkenheid van uw medewerkers bij het resultaat van de onderneming.

Mastersheet staat voor:

DOELGERICHT: De doelstellingen, budgetten, KPI’s en succesfactoren van uw bedrijf, afdeling of medewerkers zijn voor ons uitgangspunt van vertrek

BUSINESSPARTNER: Onze BI consultant Power BI niet alleen uit, maar adviseren uw organisatie ook over passende KPI’s, normen en targets.

UITVOERING: Wij adviseren niet alleen, maar nemen ook de verantwoordelijkheid voor de uitvoering

SELF SERVICE & TRAINING: Wij streven naar een situatie waarbij onze kennis wordt overgedragen en u ons niet meer nodig heeft

KENNIS: Onze brede kennis op het vlak van primaire processen (verkoop / inkoop / operatie), finance, ICT en HR delen wij graag met onze klanten

KOSTEN-EFFICIËNT: Opnieuw het wiel uitvinden is zonde. Onze BI consultant Power BI graag verder op het bestaande tegen een gunstig MKB-tarief.

ONAFHANKELIJK: Voor onze BI software pakketten zoeken wij het beste wat bij u past (o.a. Qlik, Power BI, Tableau)

Interessante artikelen & blogs

36 handige KPI’s voor projectorganisaties & projectmanagement

Kostenbesparing met Power BI software

34 handige KPI’s voor de maakindustrie

34 handige KPI’s voor handel en logistieke ondernemingen

7 redenen om vandaag nog met Business Intelligence aan de slag te gaan

Dynamische Power BI rapportage: producentenvertrouwen over de afgelopen 25 maanden

Clip gemaakt voor Hogeschool Arnhem & Nijmegen (Meten is Weten: het belang van cijfers voor HRM)

HR Analytics: 10 waardevolle HR KPI’s

Projectmanagement: welke projectmanagement KPI’s zijn van belang voor een succesvol project

Goed slapen in turbulente tijden, maak je organisatie meetbaar

  • Hoe bereikt u ons?

    Contactformulier, mail of telefoon

Contact kunt u opnemen met Robert Laan, directeur MasterSheet

Tel: 06 – 83 57 14 91 

Email: robert@mastersheet.nl

LinkedIN: MasterSheet bedrijfspagina

Gegevens MasterSheet

KvK-nummer: 78099889

Adres: Romaterweg 7, 7391 TW Twello

CAPTCHA
Een moment geduld aub.
MasterSheet is opgericht door Robert Laan, voormalig CFO bij diverse ondernemingen in het MKB. MasterSheet richt zich op ondernemers en managers die groei realiseren, willen realiseren of nog worstelen met de vraag hoe zij de weg omhoog kunnen vinden. Wij helpen ondernemers, managers en organisaties om vanuit een bestaande strategie kritische succesfactoren te definiëren, meetbare KPI’s op te stellen, normen en targets te bepalen, trends te signaleren en data te ontsluiten zodat dagelijks de stand van zaken bekend is én tijd besteed kan worden aan analyse en verbetering (in plaats van verzamelen en rapportage). Kernwoorden voor MasterSheet zijn: KPI Strategie, kritische Succesfactoren, Balanced Scorecard, prestatie indicatoren, Business Intelligence oplossingen, BI, BI consultant Big data, dashboard, management rapportage, data science, BI Consultant Power BI,  Power BI expert, Consultant Qlikview & Qliksense en Tableau. BI Software, KPI’s handel en logistiekKPI’s HR, Business Intelligence MKBKPI’s projectorganisatiesKPIís maakindustrie en KPI’s productie,BI consultantBI consultant GelderlandBI consultant OverijsselKPI’s HR, BI consultant Power BI, BI consultant QlikBusiness IntelligenceKPI strategie, Dashboard & rapportage.